Автор: Игорь Омелянчук (Агентство CTRL+F5, Представитель МойСклад)
Клиент работает в сегменте интернет-продаж с предоплатой, где расчёты проходят через интернет-эквайринг. Для таких компаний важна точность документов, своевременное закрытие заказов и корректное формирование чеков. Любая ошибка в закрывающих документах влияет на учёт, отчётность и прозрачность взаимоотношений с покупателем.
Рынок особенно нуждается в автоматизации, потому что:
- объём заказов растёт, а закрывающие документы требуют повышенного внимания
- ручные операции занимают много времени и приводят к задержкам
- ошибки в итоговых документах создают риски для бухгалтерии и операционного блока
Компания принимает предоплату через интернет-эквайринг Т-Банк, а дальнейшее движение заказа полностью ведёт в «МойСклад». Закрывающий чек ранее формировался вручную после исполнения обязательств, что сильно замедляло процесс при высокой загрузке.
Бизнес устроен так, что каждое закрытие заказа должно сопровождаться сразу несколькими связанными операциями: оформлением чека, проведением отгрузки и изменением статуса заказа.
Проблема заказчика
До автоматизации закрывающий чек приходилось создавать вручную после выполнения заказа. Это приводило к нескольким проблемам:
- закрывающие документы формировались с задержкой
- менеджеры тратили значительное время на ручное оформление
- при большом объёме заказов накапливались необработанные документы
- статус заказа не всегда своевременно менялся на «Закрыт»
Системе требовалось решение, которое исключало бы человеческий фактор и обеспечивало точное выполнение условий закрытия.
Предложенная автоматизация
Мы предложили автоматизировать процесс формирования закрывающего чека с помощью сценария в nodul.ru, который срабатывает при изменении заказа и последовательно проверяет необходимые условия.
Основные элементы решения:
- отслеживание изменения заказа покупателя
- проверка статуса «Выдан» или «Отправлен»
- сверка сумм заказа, входящего платежа и черновика отгрузки
- автоматическое создание закрывающего чека
- проведение документа отгрузки
- автоматическое изменение статуса заказа на «Закрыт»
Подход позволил убрать ручные действия, обеспечить точность данных и сократить время закрытия заказов.
Решение проблемы
Автоматизация была внедрена через последовательный сценарий, который работает по следующей логике.
- Отслеживание изменений заказа
При изменении статуса заказ отправляет триггер в nodul.ru, запускающий проверку условий. - Проверка соответствия критериям
Сценарий анализирует:
• статус заказа «Выдан» или «Отправлен»
• равенство суммы заказа, входящего платежа и суммы черновика отгрузки - Создание и проведение закрывающего документа
Если все условия соблюдены, система автоматически создаёт закрывающий чек и проводит документ отгрузки. - Изменение статуса заказа
Статус заказа устанавливается в значение «Закрыт», после чего процесс считается завершённым.
Вывод
Автоматизация позволила полностью исключить ручное создание закрывающих чеков и ускорила работу менеджеров. Процесс стал быстрым, прозрачным и соответствующим требованиям бизнеса.
Ключевые результаты:
- закрывающие чеки формируются своевременно, без задержек
- нагрузка на сотрудников существенно снижена
- выполнение бизнес-процессов стало предсказуемым и единообразным
- исключён человеческий фактор при закрытии заказов
