Автор: Юрий Кая (МойСклад)
Компания работает в сегменте онлайн-торговли и использует «МойСклад» как основную учётную систему. Для такого бизнеса корректность документов и их своевременная обработка критически важны. При большом количестве заказов и платежей любые массовые корректировки вручную превращаются в трудоёмкий и рискованный процесс.
Рынок особенно нуждается в автоматизации, потому что:
- объём документов постоянно растёт
- интерфейс «МойСклад» ограничен при массовых операциях
- ручное редактирование приводит к ошибкам и высоким трудозатратам
Компания обрабатывает большое количество входящих платежей, связанных с заказами покупателей. В «МойСклад» ведутся все финансовые документы, используются статусы, фильтры и интеграции для управления процессами.
В конкретном случае требовалось массово изменить организацию и статус у 2600 документов - объём, который невозможно обработать вручную в разумные сроки.
Проблема заказчика
Основная сложность заключалась в ограничениях интерфейса «МойСклад»: браузер не позволяет массово изменять организацию в документах.
Проблемы:
- 2600 документов требовали обновления вручную
- невозможность изменить организацию массово через веб-интерфейс
- высокая вероятность ошибок при ручной работе
- риск остановки бизнес-процессов из-за некорректных платежей
При этом API «МойСклад» предоставляет такую возможность, но без автоматизации выполнить массовое обновление было невозможно.
Наше предложение
Мы предложили реализовать сценарий в nodul.ru, который будет автоматически обновлять документы пакетами по API «МойСклад». Решение полностью исключает ручной труд и позволяет обработать тысячи записей за один цикл.
Подход включал:
- создание фильтра в «МойСклад» для выбора нужных платежей
- получение через приложение «МойНодуль» ID фильтра, ID новой организации и ID нового статуса
- разработку сценария, который:
• забирает документы по фильтру
• формирует массив по 100 записей
• отправляет массовое обновление через API
• перезапускает себя, пока список не будет пуст
Таким образом обработка шла без участия человека, циклически и строго по условиям.
Решение проблемы
Логика работы сценария была выстроена пошагово.
- Настройка фильтра в «МойСклад»
Создан фильтр, который выбирает именно те 2600 платежей, требующих обновления. - Получение необходимых ID
В приложении «МойНодуль» определены:
• ID фильтра
• ID новой организации
• ID нужного статуса входящего платежа
- Создание сценария в nodul.ru
Сценарий запускается вручную один раз и выполняет полный цикл. - Обработка платежей по API
Логика сценария:
• получить список документов по фильтру
• если список не пуст, сформировать массив для обновления (100 документов)
• отправить пакетное обновление через API
• при успешном обновлении — перезапустить сценарий - Автоматическая остановка
Когда фильтр возвращает ноль документов, сценарий завершает работу.
Вывод
Автоматизация позволила выполнить массовое обновление 2600 входящих платежей без ручного участия сотрудников. Процесс стал быстрым, точным и полностью соответствующим бизнес-процессам.
Основные результаты:
- все 2600 документов обновлены корректно и без ошибок
- сценарий полностью заменил многочасовую ручную работу
- система обошла ограничение интерфейса «МойСклад» через API
- время обработки составило всего около 40 минут
- сценарий сам завершил работу после обновления всех документов
