Автор: Александр Кая
Компания работает в торговом и финансовом контуре и использует «МойСклад» для ведения учёта. Для таких бизнесов критично иметь консолидированную финансовую картину, особенно если операции ведутся сразу в нескольких аккаунтах.
Этот сегмент особенно нуждается в автоматизации, потому что:
- финансовые данные распределены между разными аккаунтами
- ручная консолидация в таблицах не масштабируется
- отчётность требует актуальных данных без задержек
У клиента используется два аккаунта «МойСклад», в которых формируются финансовые документы разных типов. Руководству требовалась единая Google-таблица, где в одном месте собраны все движения денежных средств.
Под платежами понимались:
• входящие платежи
• исходящие платежи
• приходные ордеры
• расходные ордеры
Решение должно было учитывать историю за несколько лет и далее автоматически обновляться при любых изменениях.
Проблема заказчика
До внедрения автоматизации данные по платежам были разрозненными.
Основные сложности:
- платежи хранились в двух аккаунтах «МойСклад»
- отсутствовала единая таблица для анализа
- ручная выгрузка большого объёма данных была невозможна
- данные в таблицах быстро устаревали
- невозможно было отследить изменения и удаления платежей
Общий объём данных составлял около 48 000 документов, что делало задачу особенно чувствительной к нагрузке на систему.
Предложенная автоматизация
Мы предложили разделить задачу на два логических этапа:
- первоначальную историческую выгрузку всех платежей
- синхронизацию платежей в реальном времени
Такой подход позволил аккуратно загрузить большой объём данных без перегрузки API и далее поддерживать таблицу в актуальном состоянии автоматически.
5. Решение проблемы
Реализация была выполнена в два этапа.
Часть 1. Историческая выгрузка платежей
Для начальной загрузки использовалась помесячная выгрузка, чтобы снизить нагрузку на систему.
Процесс выглядел так:
- В сценарии задавался период выгрузки — с декабря 2022 года по текущую дату.
- Для каждого типа документа определялось количество платежей за месяц.
- Данные скачивались пачками по 100 документов через API «МойСклад».
- Каждый месяц выгружался примерно за 20 секунд.
Логика сценария:
• получение списка платежей
• преобразование данных в массив
• запись строк в Google Sheets
Каждая выгрузка запускалась вручную через NODUL, что позволяло полностью контролировать процесс.
Для каждого типа документа узнавали количество платежей за месяц.
Часть 2. Выгрузка платежей в реальном времени
После загрузки истории была реализована синхронизация в реальном времени.
В «МойСклад» были созданы 12 вебхуков:
• по 3 вебхука на каждый тип платежей
• создание
• изменение
• удаление
Для обработки событий были настроены три типа сценариев.
-
При создании платежа
Новый платёж автоматически добавляется в Google Sheets.
-
При изменении платежа
Сценарий находит соответствующую строку и обновляет данные.
-
При удалении платежа
Сценарий находит и удаляет строку из таблицы.
В сумме для проекта использовалось 5 сценариев, которые покрыли всю логику работы с данными.
Вывод
Компания получила единую, актуальную и полностью автоматизированную финансовую таблицу, объединяющую данные из двух аккаунтов «МойСклад».
Ключевые результаты:
- выгружено около 48 000 платежей без перегрузки системы
- все типы финансовых документов сведены в одну Google-таблицу
- данные обновляются в реальном времени при создании, изменении и удалении платежей
- исключена ручная работа и риск расхождений
- Google Sheets стала полноценным источником аналитики и отчётности