Автор: Игорь Омелянчук
Компания работает в сегменте интернет-торговли, где заказы оформляются через сайт и автоматически передаются в «МойСклад». Для таких бизнесов скорость обработки заказа критична - клиент ожидает сразу получить счёт или ссылку на оплату, а любая задержка снижает вероятность завершения покупки.
Рынок онлайн-ритейла особенно нуждается в автоматизации, потому что:
- объём заказов растёт быстрее, чем штат менеджеров
- ручное выставление счетов приводит к ошибкам и пропущенным деталям
- B2B клиентов важно обслуживать без задержек, иначе возрастает риск отказа от сделки
Клиент принимает заказы через сайт на современной платформе, а все последующие процессы - создание заказов, управление складом, документооборот - ведёт в «МойСклад». Сайт поддерживает два типа оплаты: картой онлайн и по счёту для юридических лиц.
Особенности бизнеса:
- ориентация на B2B клиентов, которым нужен официальный счёт
- единый процесс учёта всех заказов в «МойСклад»
- значимая доля заказов требует выставления счёта, а это ранее выполнялось только вручную
Проблема заказчика
Стандартная интеграция сайта с «МойСклад» не позволяла автоматически формировать счёт при выборе оплаты «по счёту».
Основные затруднения:
- менеджеру приходилось вручную искать или создавать контрагента
- все реквизиты юридического лица переносились вручную • высокий риск ошибок
- счёт приходилось формировать вручную и сохранять печатную форму
- отправка счёта клиенту по электронной почте также выполнялась вручную
Любая загрузка менеджеров приводила к задержкам • счёт мог уйти клиенту спустя несколько часов после оформления заказа, что снижало скорость сделки и создавало негативный опыт.
Предложенная автоматизация
Мы предложили построить автоматический сценарий, который срабатывает в момент поступления заказа с сайта и полностью заменяет ручную работу менеджера.
Основные элементы решения:
- вебхук от сайта запускает сценарий в NODUL
- система проверяет наличие контрагента и создаёт нового при необходимости
- на основе данных вебхука формируется заказ покупателя
- автоматически создаётся счёт на оплату
- печатная форма счёта отправляется клиенту с корпоративной почты
Архитектура решения исключает участие менеджера, снижает вероятность ошибок и обеспечивает мгновенную отправку счёта.
Решение проблемы
Процесс был выстроен пошагово, чтобы каждое действие выполнялось автоматически и в правильной последовательности.
- При поступлении вебхука сценарий автоматически запускается
Сервис получает данные заказа, включая способ оплаты, реквизиты клиента и список товаров. - Проверяется наличие контрагента в «МойСклад»
Если клиент уже есть, сценарий использует существующую запись. Если нет - создаёт нового на основе реквизитов из вебхука. - Создаётся заказ покупателя
Формируется полноценный объект заказа с позициями и суммами. - На основе заказа автоматически формируется счёт
Сценарий создаёт документ «Счёт покупателю», готовый к печати. - Печатная форма счёта отправляется клиенту
Система генерирует PDF и отправляет его с корпоративной почты, без участия менеджера.
Вывод
Автоматизация позволила полностью исключить ручное формирование счётов и ускорила обработку заказов для юридических лиц. Теперь счёт отправляется клиенту сразу после оформления заказа, без ошибок и задержек.
Ключевые улучшения:
- счета формируются и отправляются автоматически
- менеджеры освобождены от повторяющихся операций
- скорость обработки заказов по счёту выросла до нескольких секунд
- устранён риск ошибок в реквизитах и документах
- клиенты получают документы мгновенно, что повышает вероятность завершения сделки
